База знаний (Wiki)

В программе автоматизирована работа с обычными файлами, которые возникают в рабочем порядке в процессе ежедневной деятельности организации, например, приказы, распоряжения, письма, проектные материалы, черновики, результаты обсуждений и другие. Помимо официальных документов, программа "1С:Документооборот 8" позволяет работать с файлами любых типов:
  • офисные документы;
  • изображения;
  • тексты;
  • аудио- и видеофайлы;
  • архивы;
  • файлы систем проектирования и другие.
 Следует различать два понятия:
  • Команду "Файлы" раздела "Документы и Файлы";
  • Справочник "Файлы".
Команда "Файлы" раздела "Документы и файлы" предназначена для работы с обычными файлами, не носящих официальный характер. Для работы с файлами используются приложения, установленные на компьютере пользователя и ассоциированные с файлами соответствующих типов.
Для работы с файлами различных типов используются приложения, установленные на компьютере пользователя и ассоциированные с соответствующим типом файлов. Все файлы хранятся в информационной базе или томах на диске и копируются на локальный компьютер для просмотра или редактирования по требованию пользователя.

Справочник "Файлы" предназначен для организации хранения всех файлов конфигурации.

Таким образом, реализовано единое хранилище файлов для всех документов. Соответственно работа с файлами унифицирована и одинакова для любого документа.

Работа с файлами

Для просмотра списка файлов в разделе "Документы и файлы" в панели навигации выполните команду "Файлы".
Все файлы хранятся в структуре папок, которую удобно вести для документооборота предприятия. В информационной базе для хранения файлов предусмотрена структура папок. Файлы распределяются по папкам. Доступ сотрудника к папке может быть ограничен заданными правами доступа. Могут использоваться различные подходы к построению структуры папок:
  • в соответствии с организационной структурой предприятия (например, Администрация, Бухгалтерия, Сервисная служба);
  • по тематике файлов (например, Планы, Калькуляции, Исследования, Рекламные материалы, Проектные документы и т.д.);
  • по уровню доступа (например, Общие, Конфиденциальные).
Для отключения просмотра списка файлов в виде структуры следует нажать кнопку "Использовать иерархию". При этом кнопка становится "отжатой", таблица папок не показывается, а в списке файлов показываются файлы всех папок. Для просмотра файлов в структуре следует нажать кнопку "Использовать иерархию". При этом кнопка становится "нажатой", показывается таблица папок, а в списке файлов показываются только файлы текущей папки.
В списке файлов можно переключить режим просмотра: "списком", "по папкам":
  • Списком - отображается только список файлов.
  • По папкам - слева на форме отображается структура папок, справа отображается список файлов. В список попадают файлы, хранящиеся в выбранной папке.

Зеленым цветом отображаются файлы, занятые текущим пользователем для редактирования, а серым цветом - файлом, занятые другими пользователями программы.


Список файлов, занятых пользователем, отображается у него на экране «Рабочий стол» (раздел «Редактируемые файлы») и сразу виден при запуске программы. Пользователю следует освобождать файлы, с которыми он завершил работу (кнопка «Закончить редактирование»).

Права доступа к папкам файлов настраиваются администратором или пользователем, имеющим право на управление правами той или иной папки.


Файл можно открыть для просмотра (выполните команду "Все действия - Просмотреть"). При этом, вносить изменения в файл нельзя.

 

Для работы с файлами используйте команды, расположенные на командной панели или в подменю "Все действия" в списке файлов или карточке файла:

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            
КомандаОписание
Редактировать (F4)Помечает файл как занятый для редактирования и открывает его внешним приложением.
Закончить редактированиеОбновляет файл в хранилище и снимает с него пометку занятости для редактирования.
Сохранить версиюСохраняет версию редактируемого файла в хранилище, но оставляет его занятым текущим пользователем для редактирования.
ЗанятьПомечает файл в хранилище как занятый текущим пользователем для редактирования, но не открывает внешнее приложение. Приступить непосредственно к редактированию можно будет позже.
Отменить редактированиеСнимает с файла пометку занятости для редактирования.
ИзменитьОткрывает файл внешним приложением для просмотра или редактирования, в зависимости от того, помечен ли файл как занятый текущим пользователем для редактирования.
Сохранить какСохраняет файл в указанный каталог на жестком или сетевом диске.

Для переноса файла в другую группу следует выполнить команду "Все действия - Перенести в папку" или перетащить файл или несколько файлов (допускается множественное выделение) указателем мыши.

Загрузить файлы в информационную базу можно несколькими способами:
  • перенести файлы и каталоги мышкой (Drag&Drop),
  • импортировать каталоги,
  • импортировать файлы,
  • создать новый файл на основании другого файла, уже помещенного в информационную базу;
  • создать новый файл путем сканирования бумажного документа.

 

"1С:Документооборот 8" позволяет создавать новые файлы с помощью заранее подготовленных шаблонов. Папки и файлы, созданные вне программы, могут быть целиком перенесены в информационную базу "1С:Документооборота 8".

 

На каждый файл в программе автоматически заводится учетно-регистрационная карточка, которая обеспечивает его быстрый поиск. Создать Новый файл:

  • Выбрать в панели навигации пункт Файлы;
  • Выбрать папку;
  • Нажать кнопку Создать (или клавиша Insert);
  • Выбрать нужный вариант (Из шаблона, Со сканера или Из файла на диске).


Файл может быть отправлен по электронной почте. Для этого в списке файлов или карточке файла следует выполнить команду "Отправить по электронной почте". На экран выводится форма отправки для ввода данных письма (получатель, тема, описание, вложенные файлы).

Карточка файла

Для открытия карточки файла используйте клавишу F2 или кнопку ("Изменить") командной панели списка файлов. Карточку можно также открыть из полнотекстового поиска или из отчетов.


Карточка файла содержит различные сведения о файле и его текущей версии и кнопки для выполнения основных действий с файлом. Дополнительные команды для работы с файлом находятся в подменю "Все действия" командной панели формы файла.

Из карточки файла можно перейти к просмотру и редактированию связанных с файлом сведений:

  • версии файлов;
  • задачи;
  • процессы.

Версии файлов

Для просмотра списка всех версий файла откройте его карточку (F2 или команда "Изменить") и перейдите в раздел "Версии".



В списке версий можно:

  • открыть файл версии соответствующим приложением для просмотра (команда "Открыть");
  • удалить ненужные версии (клавиша Del или команда "Пометить текущий элемент на удаление");
  • изменить активную (текущую) версию (команда "Сделать активной");
  • сравнить две версии (команда "Показать отличия"). Сравнение версий поддерживается для файлов HTML, TXT, RTF, DOC, DOCX, ODT.


Если включено использование учета доступа к персональным данным, то в карточке версии появляется список физических лиц, персональные данные которых хранит файл, которому принадлежит данная версия. Этот список недоступен для изменения вручную, а заполняется автоматически из аналогичного списка у файла.


Загрузка и выгрузка файлов

Для загрузки файлов с жесткого или сетевого диска в форме хранилища файлов в структуре папок следует выбрать нужную папку выполнить команду "Загрузить файлы" контекстного меню.


Загрузить файлы с диска:

  • Выбрать в панели навигации пункт "Файлы";
  • Нажать на нужной папке правую кнопку мыши и выбрать команду "Загрузить файлы";
  • Или просто перетащить файлы из проводника Windows в папку левой кнопкой мыши.
Загрузить Каталог файлов с диска:
  • Выбрать в панели навигации пункт "Файлы";
  • Нажать на нужной папке правую кнопку мыши и выбрать команду "Загрузить папку".


Для выбора загружаемых файлов следует нажать кнопку "Выбрать". Открывается системный диалог выбора файлов. В диалоге допускается множественное выделение файлов.
Выбранные файлы показываются в списке. Для добавления других файлов повторите выбор.
В поле "Папка" указывается папка, в которую будут помещены файлы. При открытии в поле будет указана текущая папка. Если требуется разместить файлы в другой папке, следует изменить значение поля.
Если настройка "Удалять файлы после добавления" установлена, загружаемые файлы после добавления в папку будут удалены.
В поле "Описание для создаваемых файлов" можно внести текст описания, который будет добавлен в карточке файлов в поле "Описание".
Если настройка "Хранить версии" установлена, то для каждого файла в карточке файлов будет установлена аналогичная настройка.
Если загружается графический файл (картинка), содержащий текстовую информацию, то при загрузке файла можно выполнить настройку распознавания.
Если загружается текстовый файл, то можно указать кодировку.
Для загрузки выбранных файлов следует нажать кнопку "Загрузить".
Загрузку файлов можно также выполнить с помощью перетаскивания мышью или с помощью команды "Загрузить папку" контекстного меню папки.


Полнотекстовый и динамический поиск по содержимому файлов

В 1С Документооборот разработан отличный полнотекстовый поиск, который находит документы, файлы, задачи, процессы и любые другие данные не только по полям карточек, но и по содержимому файлов распространенных форматов.
Полнотекстовый поиск производится по всем данным (документы, файлы, задачи, бизнес-процессы, еженедельные отчеты и т. д.) с учетом русской, английской и украинской морфологии. Поддерживается поиск похожих слов.
Полнотекстовый поиск находит документы, файлы, задачи, процессы и любые другие данные не только по полям карточек, но и по содержимому файлов распространенных форматов по умолчанию поддерживаются следующие форматы: ASCX, ASP, ASPX, CSS, HHC, HTA, HTM, HTML, HHT, HTW, HTX, ODC, STM, DOC, DOT, POT, PPS, PPT, XLB, XLC, XLS, XLT, TXT, EML.

Кроме того, в программе предусмотрен полнотекстовый поиск не только по всем полям учетно-регистрационной карточки, но и по содержимому файлов популярных форматов.


Для поиска данных в динамическом списке нажмите кнопку командной панели "Найти..." (Ctrl+F).

В поле "Где искать" введите или выберите колонку из списка выбора, а в поле "Что искать" введите значение поиска или выберите его из прежних значений, сохраненных в списке выбора. Введенные ранее значения поиска сохраняются между сеансами для каждой колонки отдельно. Список ранее введенных поисковых выражений хранит не более 20 последних значений для каждой колонки в отдельности.
Для строк используется поиск по подстроке, для значения типа Дата – поиск по дате без учета времени, остальные значения ищутся по точному соответствию (равенству).
Если в динамическом списке отображаются иерархические данные (справочника, плана счетов и т. д.), можно искать данные с учетом иерархии – во всем списке или в текущей группе.
Для поиска нажмите кнопку "Найти". Поиск работает как фильтр – список показывает только те строки данных, которые соответствуют указанным условиями поиска (колонка + значение).
При поиске в иерархическом списке показываются элементы, которые соответствуют указанному поисковому выражению в виде простого (не иерархического) списка. Отмена поиска возвращает список обратно в иерархический режим просмотра. Если список иерархический, то становится доступным поле "Искать в группах". Если имя поля, по которому осуществляется поиск, отсутствует (имя вводилось вручную), то на экран выводится предупреждение "Поле поиска указано неверно". Если в указанной колонке динамического списка содержатся данные поиска, то только эти строки будут показаны в списке.  Если ни одной строки не найдено, то список будет пустой. Если поиск был выполнен и диалог поиска открыт заново, то становится доступен флажок "Искать в найденном".
При установке флажка поле "Искать в группах" становится недоступным и его значение устанавливается на значение первоначального поиска. Если в форме поиска флажок отмечен, условие нового поиска добавляется к существующему поиску (по логическому "И"). Для отмены режима поиска нажмите кнопку "Отменить поиск". При этом диалог закрывается и отменяют все условия поиска.

Отчетность по файлам

Отчет вызывается командой панели действий "Файлы" раздела "Документы и файлы".


Отчет предназначен для показа списка всех файлов документооборота.
Для построения отчета необходимо выбрать нужный вариант, установить использование параметров отбора и указать значения отбора, нажать кнопку "Сформировать" (в поставке используется один вариант отчета без параметров).
Настройка каждого варианта может быть изменена, а также созданы другие варианты отчета.




0