База знаний (Wiki)

Регистрация входящих и исходящих документов


Входящие документы

Схема работы с входящими документами:

Справочник "Входящие документы" служит для учета официальной корреспонденции, поступающей в организацию от внешних адресатов.
В зависимости от вида входящему документу автоматически присваивается регистрационный номер. С помощью полей отбора "Период", "Отправитель", "Вид документа" и "Организация" можно быстро найти нужный документ. Если поле отбора не задано, то отбор по полю не используется.
Для создания документа используйте команду "Создать", для редактирования - "Изменить".
Для документа следует задать:

  • отправителя (корреспондента, от которого получен документ);
  • контактное лицо, подписавшее документ (если для корреспондента определено одно контактное лицо, то оно сразу подставляется при выборе отправителя);
  • номер и дату отправления;
  • если документ был получен в ответ на исходящий документ, то в поле "В ответ на" указывается исходящий документ;
  • адресат - пользователя, которому адресуется документ;
  • подразделение, в которое адресован документ;
  • гриф доступа - если установлена настройка программы "Использовать грифы доступа", то входящему документу нужно обязательно присвоить гриф доступа, выбрав его из числа заранее настроенных администратором грифов. Гриф определяет права доступа пользователей к входящему документу;
  • вид документа - показывается, если настройка программы "Использовать виды входящих документов" установлена;
  • способ получения документа;
  • состояние документа - показывается, если настройка программы "Использовать состояние документов" установлена;
  • номенклатура дел - показывается, если для указанного вида документа в настройках установлено "Вести учет по номенклатуре дел";
  • организацию - в случае ведения документооборота для нескольких организаций (показывается, если настройка программы "Использовать учет по организациям" установлена);
  • вопрос деятельности - показывается, если настройка программы "Использовать вопросы деятельности" установлена;
  • предмет переписки - внутренний документ (если требуется).


К каждому входящему документу можно присоединить один или несколько файлов. Учет файлов возможен, если настройка программы "Использовать файлы у входящих документов" установлена.


При установке признака у вида документа "Является комплектом документов" в карточке документа становится доступна страница "Состав комплекта". Эта страница предназначена для редактирования состава, а также для работы с документами и файлами комплекта.


В поле "Резолюция" указывается текст резолюции по документу. Поле показывается, если настройка программы "Использовать резолюции в документах" установлена.



На закладке "Хранение" следует заполнить значения полей, описывающих количество экземпляров и листов. Если документ помещен (списан) в дело, то указывается данные дела. При списании документа в дело подсчет общего числа листов выполняется по значениям полей "Количество листов" и "Листов в приложениях" в карточке документа.


Если настройка программы "Использовать учет доступа к персональным данным" включена, то в карточке входящего документа на закладке "Дополнительно" появляется список физических лиц, персональные данные которых хранит этот документ. Этот список физических лиц будет автоматически распространен на все файлы, присоединенные к данному документу и их версии. Также при этом будет осуществляться протоколирование доступа к полю "Содержание" входящего документа в журнал регистрации. Не рекомендуется использовать другие поля входящего документа (например, "Наименование" или "Комментарий") для хранения персональных данных физических лиц.


Доступ к документу можно ограничить указанным списком лиц на закладке "Рабочая группа". Участниками рабочей группы могут быть пользователи, группы пользователей и роли исполнителей.


Если для вида документа указано "Автоматически вести состав рабочей группы", то в рабочую группу автоматически добавляются авторы и исполнители процессов по документу, пользователи, указанные в самом документе. Для отключения автоматического добавления участников в рабочую группу конкретного документа можно указать "Запретить автоматическое добавление участников рабочей группы" на закладке "Рабочая группа".


Для передачи входящего документа другим исполнителям рекомендуется использовать процессы, доступные через меню "Создать на основании", например - рассмотрение, исполнение или ознакомление.


Для того чтобы создать ответный исходящий документ также рекомендуется использовать меню "Создать на основании" в карточке входящего документа.


Указание сведений, от кого переадресован документ, выполняется на закладке «Переадресация» в группе полей «От кого переадресовано».


Для того чтобы отправить ответ переадресовавшему, можно воспользоваться кнопкой «Отправить ответ», расположенной возле поля «Требуется ответ в срок».


Указание сведений, кому переадресован документ, выполняется на закладке «Переадресация» в группе полей «Кому переадресовано».


Для переадресации входящего документа, необходимо нажать кнопку «Переадресовать».


Документ можно скопировать. Для этого следует выбрать документ-образец и выполнить команду "Все действия - Скопировать". Создается новый документ, основные поля которого будут заполнены данными из документа-образца. Следует внести недостающие данные и исправить (при необходимости) поля, заполненные из документа-образца.


При копировании в создаваемый документ будут также скопированы файлы из документа-образца. Просмотреть и отредактировать файлы можно только после записи нового документа.


В списках документов в колонке "Задачи" с помощью пиктограммы показывается наличие у документов сформированных задач. 


При необходимости карточку документа можно распечатать.


При необходимости можно напечатать регистрационный штамп документа. Если настройка программы "Использовать штрихкоды" включена, в регистрационный штамп будет добавлено изображение штрихкода документа.


С помощью команд панели навигации можно открыть журнал передачи, просмотреть изменение состояния, историю переписки по данному документу и списки связанных документов.


Документ может быть отправлен по электронной почте. Для этого в списке документов или карточке документа следует выполнить команду "Отправить по электронной почте". На экран выводится форма отправки для ввода данных письма (получатель, тема, описание, вложенные файлы).


Если настройка программы "Использовать электронно-цифровые подписи" включена, то в списке документов появляется колонка "Подписан", в которой пиктограммой  помечаются подписанные документы, в карточке документа добавляются группа команд "ЭЦП" (содержит команду "Подписать", с помощью которой выполняется удостоверение документа электронной подписью) и закладка "ЭЦП", в которой редактируются и проверяются электронно-цифровые подписи. Если документ подписан, то его редактирование невозможно. Для редактирования нужно сначала удалить все подписи. Текущий пользователь может удалять только свои подписи. Право удаления всех подписей принадлежит администратору.


Подпись можно сохранить в файл (например, для пересылки по электронной почте), а также посмотреть сертификат подписи.


Если документ был только что создан, на карточке документа появляется кнопка Заполнить по шаблону с пиктограммой. При нажатии на нее открывается форма выбора шаблонов документов данного типа, если для данного типа документов в системе есть шаблоны.


Если настройка программы "Использовать категории" включена, то в карточке документа доступна закладка Категории. В этой закладке можно задать категории для данного документа. Если категории у документа установлены, то в заголовке закладки отражается количество установленных категорий. Установить категории у документа можно либо из дерева категорий, расположенного на закладке "Категории", либо с помощью кнопки "Подобрать", расположенной в командной панели списка установленных категорий.


Если настройка настройка программы "Использовать категории" включена, то в списке документов появляется колонка с пиктограммой. В данной колонке стоят отметки у документов, имеющих категории. В списке документов добавляется команда "Подобрать категории", имеющая такую же пиктограмму. При нажатии на нее открывается форма подбора категорий для выбранных в списке документов.


Если настройка программы "Использовать СВД" включена, то в списке документов появляется колонка "Документ поступил по СВД", в которой пиктограммой помечаются документы, пришедшие по СВД. 


В списке входящих документов можно переключить режим просмотра: "списком", "по категориям":

  • Списком - отображается только список документов.
  • По категориям - слева на форме отображаются категории в виде дерева, справа отображается список документов. В список попадают документы, имеющие выбранные в дереве категории. 


Если включена настройка программы "Использовать автоматическую категоризацию", на закладке Категории размещается статус автоматической категоризации. Если данный документ был обработан хотя бы одним правилом автоматической категоризации, статусное сообщение будет иметь вид "Автоматическая категоризация этого документа выполнена".


Если настройка программы "Использовать штрихкоды" включена, то в группе "Печать" становится доступна команда "Штрихкод на наклейке". При нажатии на нее происходит печать наклейки с изображением штрихкода документа.


Если настройка программы "Использовать штрихкоды" включена, то доступна группа команд "Штрихкоды" с пиктограммой . В данной группе доступны следующие команды:

  • Добавить внешний штрихкод - позволяет добавить произвольный штрихкод документу. В дальнейшем по этому штрихкоду можно найти документ.
  • Сохранить штрихкод - позволяет сохранить изображение штрихкода в виде графического файла *.JPEG на диск.


0