База знаний (Wiki)

Исходящие документы

Описание схемы «Подготовки, согласования, подписания и отправки исходящего документа». Исполнитель(и) получает от руководителя (заместителя руководителя, начальника структурного подразделения) поручение подготовить проект исходящего документа, готовит проект и, как вариант, сразу согласовывает его с руководителем, выдавшим поручение. Результат этой процедуры — подготовленный проект исходящего документа, переданный для согласования согласующим должностным лицам.
Согласующие должностные лица, получив от исполнителя проект исходящего документа, знакомятся с ним и в пределах своих зон ответственности согласовывают проект. Результат этой процедуры — проект, согласованный всеми согласующими должностными лицами в соответствии со структурой согласования и зоной ответственности каждого из них.
При выражении какого-либо несогласия с проектом исходящего документа он возвращается исполнителю на доработку с указанием замечаний. После того как исполнитель проведет доработку, проект проходит повторное согласование у тех согласующих должностных лиц, которые вернули его с замечаниями. Утверждающее должностное лицо (подписант) принимает проект исходящего документа после его полного согласования, знакомится с его содержанием, при согласии с текстом документа подписывает его оригинал и передает его для регистрации. Результат этой процедуры — подписанный исходящий документ, переданный для регистрации.
При выражении несогласия с текстом проекта исходящего документа подписант передает проект для доработки исполнителю с указанием замечаний. Исполнитель дорабатывает проект исходящего документа, после чего возвращает проект подписанту, минуя согласующих должностных лиц. Регистратор принимает подписанный исходящий документ, регистрирует его, заносит регистрационные данные в специальный журнал, после чего упаковывает в почтовый конверт и передает курьеру для доставки. Результат этой процедуры — запечатанный конверт с зарегистрированным подписанным исходящим документом, переданный курьеру для доставки.
Курьер принимает конверт и доставляет получателю; получив информацию о регистрации отправления получателем, он передает ее регистратору.

Справочник "Исходящие документы" служит для учета официальной корреспонденции, которую организация отправляет внешним адресатам.

Для просмотра списка внутренних документов в разделе "Документы и файлы" в панели навигации следует выполнить команду "Исходящие документы". На экран выводится список документов. С помощью полей отбора "Период", "Получатель", "Вид документа" и "Организация" можно быстро найти нужный документ. Если поле отбора не задано, то отбор по полю не используется.

Для создания документа используйте команду "Создать", для редактирования - "Исправить".
В зависимости от вида исходящему документу автоматически присваивается регистрационный номер.
Для документа следует задать:
  • получателя (корреспондента, для которого предназначен документ). Если требуется отправить документ нескольким получателям, то следует установить флажок "Несколько получателей" и указать получателей и адресатов в таблице;
  • адресат - контактное лицо (если для корреспондента определено одно контактное лицо, то оно сразу подставляется при его выборе);
  • если документ отправляется в ответ на входящий документ, то в поле "В ответ на" указывается входящий документ;
  • руководителя (пользователя), подписавшего документ;
  • пользователя, подготовившего документ;
  • подразделение, которое выпускает документ;
  • срок ответа (если требуется) - показывается, если настройка программы "Использовать срок ответа" установлена;
  • флажок "Отправлен" устанавливается, если документ уже отправлен, также устанавливается дата отправки;
  • способ отправки документа;
  • гриф доступа - если установлена настройка программы "Использовать грифы доступа", то входящему документу нужно обязательно присвоить гриф доступа, выбрав его из числа заранее настроенных администратором грифов. Гриф определяет права доступа пользователей к входящему документу;
  • вид документа - показывается, если настройка программы "Использовать виды исходящих документов" установлена;
  • состояние документа - показывается, если настройка программы "Использовать состояние документов" установлена;
  • организацию - в случае ведения документооборота для нескольких организаций (показывается, если настройка программы "Использовать учет по организациям" установлена);
  • вопрос деятельности - показывается, если настройка программы "Использовать вопросы деятельности" установлена;
  • в поле "Краткое содержание" (ниже поля "Наименование") записывается текст, поясняющий цель отправки документа;
  • предмет переписки - внутренний документ (если требуется).

К каждому исходящему документу можно присоединить один или несколько файлов. Учет файлов возможен, если настройка программы "Использовать файлы у исходящих документов" установлена.
На закладке "Хранение" следует заполнить значения полей, описывающих  количество экземпляров и листов. Если документ помещен (списан) в дело, то указывается данные дела. При списании документа в дело подсчет общего числа листов выполняется по значениям полей "Количество листов" и "Листов в приложениях" в карточке документа. Поля учета состава документа (количество листов и экземпляров) показываются, если настройка программы "Использовать состав документов" установлена.

Если настройка программы "Использовать учет доступа к персональным данным" включена, то в карточке исходящего документа на закладке "Дополнительно" появляется список физических лиц, персональные данные которых хранит этот документ. Этот список физических лиц будет автоматически распространен на все файлы, присоединенные к данному документу и их версии. Также при этом будет осуществляться протоколирование доступа к полю "Содержание" исходящего документа в журнал регистрации. Не рекомендуется использовать другие поля исходящего документа (например, "Наименование" или "Комментарий") для хранения персональных данных физических лиц.
Доступ к документу можно ограничить указанным списком лиц на закладке "Рабочая группа". Участниками рабочей группы могут быть пользователи, группы пользователей и роли исполнителей. Если для вида документа указано "Автоматически вести состав рабочей группы", то в рабочую группу автоматически добавляются авторы и исполнители процессов по документу, пользователи, указанные в самом документе. Для отключения автоматического добавления участников в рабочую группу конкретного документа можно указать "Запретить автоматическое добавление участников рабочей группы" на закладке "Рабочая группа".
Для передачи исходящего документа другим исполнителям рекомендуется использовать процессы, доступные через меню "Создать на основании", например - согласование, утверждение, регистрация или ознакомление.
Документ можно скопировать. Для этого следует выбрать документ-образец и выполнить команду "Все действия - Скопировать". Создается новый документ, основные поля которого будут заполнены данными из документа-образца. Следует внести недостающие данные и исправить (при необходимости) поля, заполненные из документа-образца.
При копировании в создаваемый документ будут также скопированы файлы из документа-образца. Просмотреть и отредактировать файлы можно только после записи нового документа.
В списках документов в колонке "Задачи" с помощью пиктограммы  показывается наличие у документов сформированных задач.
При необходимости карточку документа можно распечатать.
При необходимости можно напечатать регистрационный штамп документа. Если настройка программы "Использовать штрихкоды" включена, в регистрационный штамп будет добавлено изображение штрихкода документа.
С помощью команд панели навигации можно открыть журнал передачи, просмотреть изменение состояния, историю переписки по данному документу и списки связанных документов.
Исходящий документ попадает в историю переписки только тогда, когда он отправлен (нажат соответствующий флаг и указана дата отправки).
После записи исходящего документа, являющегося ответным, у соответствующего входящего документа автоматически устанавливается реквизит "Отправлен ответ".
Регистрационный номер присваивается в соответствии с нумератором вида документа. Для регистрации нужно нажать на кнопку "№". По умолчанию присваивается следующий по порядку номер и присваивается текущая дата.
Номер и дату можно поменять руками.
Документ может быть отправлен по электронной почте. Для этого в списке документов или карточке документа следует выполнить команду "Отправить по электронной почте". На экран выводится форма отправки для ввода данных письма (получатель, тема, описание, вложенные файлы).
Если настройка программы "Использовать электронно-цифровые подписи" включена, то в списке документов появляется колонка "Подписан", в которой пиктограммой помечаются подписанные документы, в карточке документа добавляются группа команд "ЭЦП" (содержит команду "Подписать", с помощью которой выполняется удостоверение документа электронной подписью) и закладка "ЭЦП", в которой редактируются и проверяются электронно-цифровые подписи.
Если документ подписан, то его редактирование невозможно. Для редактирования нужно сначала удалить все подписи. Текущий пользователь может удалять только свои подписи. Право удаления всех подписей принадлежит администратору.
Подпись можно сохранить в файл (например, для пересылки по электронной почте), а также посмотреть сертификат подписи.
Если документ был только что создан, на карточке документа появляется кнопка Заполнить по шаблону с пиктограммой. При нажатии на нее открывается форма выбора шаблонов документов данного типа, если для данного типа документов в системе есть шаблоны.
Если настройка программы "Использовать категории" включена, то в карточке документа доступна закладка Категории. В этой закладке можно задать категории для данного документа. Если категории у документа установлены, то в заголовке закладки отражается количество установленных категорий. Установить категории у документа можно либо из дерева категорий, расположенного на закладке "Категории", либо с помощью кнопки "Подобрать", расположенной в командной панели списка установленных категорий.
Если настройка программы "Использовать категории" включена, то в списке документов появляется колонка с пиктограммой. В данной колонке стоят отметки у документов, имеющих категории. В списке документов добавляется команда "Подобрать категории", имеющая такую же пиктограмму. При нажатии на нее открывается форма подбора категорий для выбранных в списке документов.
В списке исходящих документов можно переключить режим просмотра: "списком", "по категориям":
  • Списком - отображается только список документов.
  • По категориям - слева на форме отображаются категории в виде дерева, справа отображается список документов. В список попадают документы, имеющие выбранные в дереве категории.
Если включена настройка программы "Использовать автоматическую категоризацию", на закладке Категории размещается статус автоматической категоризации. Если данный документ был обработан хотя бы одним правилом автоматической категоризации, статусное сообщение будет иметь вид "Автоматическая категоризация этого документа выполнена".
Если настройка программы "Использовать штрихкоды" включена, то в группе "Печать" становится доступна команда "Штрихкод на наклейке". При нажатии на нее происходит печать наклейки с изображением штрихкода документа.
Если настройка программы "Использовать СВД" включена, то в списке документов появляется колонка "Состояние документа при обмене по СВД" (с пиктограммой), в которой показывается состояние документа при обмене по СВД (Подготовлен к отправке, Отправлен, Получен, Зарегистрирован). В карточке документа показывается состояние документа при обмене по СВД, при нажатии на которое открывается форма с детальным описанием состояния документа в СВД. Кроме того, в панели навигации в карточке документа есть команда "История СВД", показывающая историю состояний документа в СВД.
На закладке Визы находится список виз согласования данного документа. Вкладка доступна в карточке документа, если в настройках программы установлен флажок «Использовать визы согласования». Визы согласования представляют собой записи о фактах и результатах согласования документов они могут создаваться вручную, либо автоматически из процесса "Согласование". Создать новую визу или изменить существующую можно только, если документ находится в статусе «На согласовании». При помощи команды Лист согласования можно распечатать результат согласования. При создании документа по шаблону список согласующих лиц шаблона копируется в список виз документа.


0